KEARSIPAN SISTEM TANGGAL (Chronological Filing system)
Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal adalah
sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan
tahun arsip tersebut dibuat.
Dalam hal ini surat-surat disimpan
berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat tanggal 10 Maret 2007
disimpan dalam laci filing cabinet (lemari arsip) tahun 2007, guide (penunjuk
arsip) Maret dan map/folder ke-10.
Merancang Klasifikasi
Dalam kearsipan sistem tanggal
klasifikasi dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-sub subyek yang ditetapkan
berdasarkan tanggal surat/arsip itu dibuat sehingga subyek diambil dari tahun
(dijadikan kode laci), sub subyek diambil dari bulan (dijadikan kode guide) dan
sub-sub subyek diambil dari tanggal (dijadikan kode folder).
Sebagai contoh surat yang dibuat
tanggal 15 Maret 2007 maka diindeks menjadi:
Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal
Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem
tangggal meliputi:
Filing Cabinet
Guide
Map/folder
Kotak Sortir
Kartu Indeks
Buku Arsip
Dari berbagai perlengkapan di atas
pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam
kearsipan sistem tanggal.
Keterangan Jenis perlengkapan:
Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip)
Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1
tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan
banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.
Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai
petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode
laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun.
Map (folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan
kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak
hari dalam setahun (365 atau 366).
Kotak Sortir (kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan
arsip)
Disiapkan sesuai kebutuhan.
Kartu Indeks (kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk
menyimpan arsip)
Disiapkan bila diperlukan
.
Buku Arsip (buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan)
Disiapkan sesuai kebutuhan.
Dalam menyusun dan menggunakan peralatan
kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut:
Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
Kode laci diambil dari tahun
Kode guide diambil dari bulan
Kode folder diambil dari tanggal
Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari
dan Maret.
Kode guide diambil dari bulan
Kode folder diambil dari tanggal
Penyusunan guide pada laci filing
cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga
Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk
penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.
Postingan
0 komentar :
Posting Komentar